Matkustusohjesääntö

HÄMEENLINNAN CHEER TEAM RY MATKUSTUSOHJESÄÄNTÖ 2019

päivitetty 7.10.2019


1. SÄÄNTÖJEN SOVELTAMINEN


Nämä säännöt koskevat Hämeenlinna Cheer Team toimesta maksettavia matkakustannusten korvauksia. Hallituksen varsinaisilla ja varajäsenillä, vastuu- ja apuvalmentajilla, valmennusvastaavilla, tekniikkavalmentajilla sekä joukkueenjohtajilla (jäljempänä luottamushenkilöt) on oikeus matkakustannusten korvauksiin tämän ohjeistuksen mukaisesti.

Matkakorvauksia, joista ei voida tämän ohjeistuksen mukaan määritellä, päättää hallitus erikseen talousarvion puitteissa.


2. KORVATTAVAN MATKAN KÄSITE


Matkakustannusten korvaukseen oikeuttavaksi matkaksi katsotaan sellainen seuran toimeksiannosta tehtävä matka, jonka luottamushenkilö tekee tehtävien hoitamista varten ulkopaikkakunnalle yli 15 km:n päähän HCT treenihallista osoitteesta Tölkkimäentie 11, 13600 Hämeenlinna.

Matka voi alkaa luottamushenkilön asunnolta, työasunnolta, toissijaiselta työskentelypaikkakunnalla olevasta majoituspaikasta, varsinaiselta tai toissijaiselta työpaikalta. Jos luottamushenkilö käy saman matkan aikana eri kohteissa, etäisyysvaatimus täyttyy koko matkan osalta, jos kauimpana oleva kohde on yli 15 km:n etäisyydellä HCT treenihallista.

Korvattavana matkana ei pidetä matkoja luottamushenkilön asunnolta tai sitä vastaavalta paikalta HCT treenihallille ja takaisin. Työpaikalla tarkoitetaan luottamushenkilön kiinteää toimipaikkaa, jossa hän työskentelee, tai mikäli hänellä ei työn luoteen vuoksi ole kiinteää toimipaikkaa, sitä vastaavaa paikkaa.

Tätä matkustussääntöä sovelletaan kotimaassa.


3. MATKOJEN ETUKÄTEISHYVÄKSYNTÄ


Matkat ja matkoihin käytettävät kulkuneuvot tulee hyväksyttää kirjallisesti (sähköposti) ennen jokaista matkaa. Matkojen hyväksymisestä vastaavat seuraavat henkilöt:

Hallituksen puheenjohtaja: Hallitusten jäsenten matkat

Hallituksen varapuheenjohtaja: Hallituksen puheenjohtajan matkat                           

Rahastonhoitaja: Joukkueiden vastuu- ja apuvalmentajien sekä joukkueenjohtajien tai muiden vapaaehtoistoimijoiden matkat

Mikäli matkan hyväksyy joku muu kuin rahastonhoitaja, on hänen tehtävänään ilmoittaa hyväksytty matka kirjallisesti rahastonhoitajalle laskutusta varten.


4. MATKAKUSTANNUSTEN KORVAUKSET


4.1. Matkojen suunnitelmallisuus ja taloudellisuus

Matkat tulee pääsääntöisesti suorittaa taloudellisesti halvinta julkista kulkuneuvoa käyttäen, vaihtoehdot vertaillen. Matkalipun kopio tai kuitti maksetusta matkalipusta on aina liitettävä matkalaskun mukana erilliseen kulukorvauslomakkeeseen.

Matkat on tehtävä mahdollisimman lyhyessä ajassa huomioiden kuitenkin matkan ja luottamushenkilön hoidettavaksi määriteltyjen tehtävien tarkoituksenmukainen ja turvallinen suorittaminen, valmistautuminen sekä riittävä lepo.

Taksin käytöstä aiheutuva kustannus voidaan korvata, jos sen käyttö on perusteltua.


4.2. Oman auton käyttö

Omaa autoa käytettäessä voidaan korvaus suorittaa, kun yhdensuuntainen etäisyys on yli 150 km. Km-rajasta voidaan poiketa kohtuuttomien julkisten liikenneyhteyksien vuoksi.

Luottamushenkilön omistamallaan tai hallitsemallaan tehdystä matkasta korvataan 0,30 eur / km v. 2019 ja matkakulut korvataan todellisten matkakilometrien mukaan. Jos kilometrimäärä poikkeaa selvästi paikkakuntien välisestä taulukkoetäisyydestä, matkalaskuun on kirjoitettava tarkka ajoreitti sekä perustelu lyhimmästä ajoreitistä poikkeamiselle.

Muilla omilla kulkuneuvoilla kuin henkilöautoilla suoritettavien matkojen ja esimerkiksi peräkärryn vetämisen yhteydessä kilometrikorvausta voidaan maksaa tätä suurempana, minkä hallitus käsittelee erikseen. Pysäköintimaksuja voidaan korvata tositetta vastaan.


5. PÄIVÄRAHAT


5.1. Päivärahan maksuperusteet

Päivärahan tarkoituksena on korvata matkan vuoksi luottamushenkilölle syntyneet ylimääräiset elinkustannukset. Päiväraha voi olla koko- tai osapäiväraha. Päiväraha suoritetaan verohallituksen verovapaista matkakustannusten korvauksista antaman ohjeistuksen mukaisesti, kuitenkin seuraavin rajoituksin.

Päivärahaa maksetaan kokonaisuudessaan (100 %) mikäli ei itse osallistu harrastajana kyseisen päivän ohjelmaan.

Päivärahaa maksetaan puolet (50 %) mikäli itse osallistuu harrastajana kyseisen päivän ohjelmaan.

Päivärahaa ei makseta mukaan matkalle lähteville huoltajille ja/tai kisatyöntekijöille, jotka eivät ole luottamushenkilöitä. Päivärahaa ei myöskään makseta luottamushenkilöille, jotka eivät osallistu avustajina päivän ohjelmaan.


5.2.  Kotimaan päivärahojen enimmäismäärät v. 2019

osapäivärahan määrä (kun matka on kestänyt yli 6h) 19 eur

kokopäivärahan määrä (kun matka on kestänyt yli 10h) 42 eur


5.3.  Päivärahan puolittaminen

Päiväraha on tarkoitettu korvaamaan matkasta aiheutuneita lisääntyneitä elantokustannuksia. Huomattavin kustannuserä on ruokailu. Jos matkalla on tarjottu ilmainen lämmin ateria, päiväraha puolitetaan. Tällainen ilmainen ateria on esim. koulutus-, leiri- ja/tai kilpailumatkaan sisältyvä ateria.

Ilmaisella aterialla tarkoitetaan kokopäivärahan osalta kahta ilmaista ateriaa. Yhdellä aterialla ei ole vaikutusta kokopäivärahan määrään. Osapäiväraha puolitetaan yhdestä ilmaisesta ateriasta.


5.4. Matkavuorokausi sekä matkan alkaminen ja päättyminen

Päivärahan määrä lasketaan matkavuorokausittain. Matkavuorokaudella tarkoitetaan 24 tunnin pituista ajanjaksoa, joka alkaa luottamushenkilön lähtiessä matkalle työpaikastaan tai asunnostaan ja päättyy hänen palaamiseensa työpaikkaansa tai asuntoonsa.

Matkan päättyessä voidaan viimeiseltä vajaalta matkavuorokaudelta maksaa osapäiväraha, kun matkaan käytetty aika ylittää viimeisen täyden matkavuorokauden vähintään 2 tunnilla.


5.5. Hotelliaamiainen

Hotelliaamiainen ei ole edellä tarkoitettu ateria. Näin ollen kokopäivärahaa ei puoliteta, vaikka luottamushenkilö saisi aamiaisen ja ilmaisen lounaan. Jos aamiainen sisältyy hotellihuoneen hintaan, se ei vaikuta muutoinkaan päivärahan määrään. Jos aamiainen ei sisälly huoneen hintaan, sen hinta on päivärahalla korvattava kustannus.


5.6. Yömatkaraha

Yömatkarahaa maksetaan sellaiselta päivärahaan oikeuttavalta matkavuorokaudelta, josta matkaan on käytetty yli 10 tuntia ja josta ajasta vähintään neljä tuntia on ollut klo 21.00–7.00 välisenä aikana ja jonka aikana asianomaisella olisi ollut oikeus majoittua, mutta hän ei ole tehnyt niin. Yömatkarahan suuruus on 13 euroa vuorokaudelta.


6. MAJOITUSKULUT


Pääsääntöisesti seura tekee kaikki kilpailumatkojen majoitusvaraukset, jolloin majoituksen maksaa seura.

Ensisijaisesti yöpyminen pyritään järjestämään muissa matkoissa aina ilmaisissa majoitusvaihtoehdoissa, kuten ystävien ja/tai sukulaisten luona. Jos matkalle joudutaan varaamaan hotellimajoitus, sovitaan siitä yhdessä rahastonhoitajan, puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan kanssa.

Jos henkilö joutuu matkan aikana yöpymään ja maksamaan sen itse, korvataan majoituskulut matkalaskun perusteella. Majoituspaikan valinnassa on erityisesti huomioitava sen kohtuullisuus ja tarkoituksenmukaisuus.

Majoituslaskuun saa huoneen hintana kuuluvana sisältyä aamiainen.


7. ATERIAKORVAUKSET


Ateriakorvaus (10 eur) maksetaan luottamushenkilöille HCT treenihallissa pidettävistä leiripäivistä joiden kesto on yli 5 tuntia eikä päivästä makseta päivärahaa eikä luottamushenkilöiden aterioita ole laskutettu harrastajien leirilaskussa tai muuten korvattu. Ateriakorvaus on saajalleen veronalaista tuloa.


8. ERITYISTAPAUKSET


Erityisistä syistä näistä säännöistä voidaan poiketa hallituksen suostumuksella vahvistetun budjetin sallimissa rajoissa.


9. MATKALASKUN LAATIMINEN


Matkalasku liitteineen on tehtävä (2) viikon kuluessa matkan päättymisestä. Matkalasku tehdään seuran matkalasku- ja/tai kulukorvauslomakkeella. Rahastonhoitaja tarkastaa matkalaskut. Matkalasku- ja/tai kulukorvauslomakkeita on saatavilla hallin toimistosta rahastonhoitajan lokerosta sekä myClubin tiedotteista. Kulukorvauslomakkeen voi palauttaa toimistoon rahastonhoitajan lokeroon tai sähköisesti osoitteeseen laskutus@hameenlinnacheerteam.fi.


Kulukorvauksien maksamisen ehtona on, että kulut ovat joko seuran tai joukkueen budjetin mukaisia ja ne on hyväksytetty etukäteen ja joukkueen läsnäoloseurannat on myClubissa kirjattu oikein. Kuittia vastaan maksettavista kuluista tulee korvauksensaajan toimittaa alkuperäinen, kirjanpitokelpoinen kuitti rahastonhoitajalle.


10. MUUTA


Matkustettaessa on aina pyrittävä käyttämään yhteiskuljetusta. Seura edustaa ja kulkee yhdessä.

Kilometrikorvauksia oman auton käytöstä voidaan maksaa enintään 3000€ vuodessa ja päivärahoja enintään 20 päivältä vuodessa.

Matkalaskut maksetaan kerran kuukaudessa kuun viimeisenä päivänä. Syy muutokseen on ilmoitusvelvollisuus tulorekisteriin. Tulorekisteri on verohallinnon ylläpitämä kansallinen sähköinen tietokanta tulotiedoille. Rekisteri on tullut käyttöön 1.1.2019.


Nämä säännöt ovat voimassa 1.10.2019–31.12.2019.