Tietosuojaseloste

Hämeenlinna Cheer Team ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietoasuojaseloste

 

Päivitetty 17.12.2018

 

1. Rekisterin pitäjä

Nimi: Hämeenlinna Cheer Team ry (2572824-1)

Osoite: Tölkkimäentie 11, 13130 Hämeenlinna Muut yhteystiedot: hct.hallitus@gmail.com

 

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Nimi: Krista Koskinen

Osoite: C/O Hämeenlinna Cheer Team ry. Tölkkimäentie 11, 13130 Hämeenlinna

Muut yhteystiedot: hct.hallitus@gmail.com, 050 597 0876

 

3. Rekisterin nimi

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Hämeenlinna Cheer Team ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

  • ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
  •  jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen,
  • kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
  • harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja
  • koulutustilaisuuksien järjestäminen
  • toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi

 

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueenjohtaja, valmentaja) osalta Hämeenlinna Cheer Team ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppanien osalta sopimukseen tai Hämeenlinna Cheer Team ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Hämeenlinna Cheer Team ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

 

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

  • Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
  • Alaikäisen jäsenen osalta
    • Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
    • Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Valokuva
  • Tiedot osallistumisesta ja poissaolosta jäsen- ja harrastustoimintaan, kilpailuihin ja leireille sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
  • Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot, kuten vaatetilauksiin liittyvät
  • tiedot ja erityisruokavaliot

 

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Laskuihin liittyvät tiedot

 Valokuva
 Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

 

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Hämeenlinna Cheer Team ry:lle.

 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n

tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub- palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

Rekisteristä luovutetaan henkilötietoja ainoastaan rekisterin käyttötarkoituksesta ilmeneville kolmansille tahoille kilpailu-, leiri-, koulutus- tai muun tapahtuman ilmoittautumisten yhteydessä. Tietoja ei luovuteta mainonta- ja markkinointikäyttöön.

 

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

  • Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se seuratyön kannalta katsotaan tarpeelliseksi
  • Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se seuran toiminnan kannalta katsotaan tarpeelliseksi
  • Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.

myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

 

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkistusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itsenään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.