Tietosuojaseloste

Hämeenlinna Cheer Team ry:n tietosuojaseloste

 

päivitetty 2.7.2018

 

1. Rekisterin pitäjä

Nimi: Hämeenlinna Cheer Team ry (2572824-1)

Osoite: Lukiokatu 29 A 1, 13100 Hämeenlinna (c/o Sara Salminen)

Muut yhteystiedot: hct.hallitus@gmail.com

 

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Sara Salminen

Osoite: Lukiokatu 29 A 1, 13100 Hämeenlinna

Muut yhteystiedot: hct.hallitus@gmail.com, 040 484 2881

 

3. Rekisterin nimi

Jäsen- ja laskutusrekisteri Hämeenlinna Cheer Team ry

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin tarkoituksena on kerätä jäsenistä yhdistyslain vaatimat yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot.

Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedottamista ja laskutusta varten. Tietoja käytetään myös harjoitus- ja kilpailutoiminnan organisointia sekä kilpailuihin, leireihin ja koulutuksiin ilmoittautumista varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.

Tietojen käsittelyn oikeusperusteena ovat yhdistyslain säännökset sekä jäsenten suostumus tietojen käsittelyyn.

 

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

  • Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
  • Alaikäisen jäsenen osalta
    • Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
    • Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
  • Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Laskuihin liittyvät tiedot
  • Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

  • nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteenä käytetään jäsenen tai hänen huoltajansa ilmoittamia tietoja, Sporttirekisteri ja Suomisport lisenssirekisteristä saatuja lisenssitietoja ja laskujen maksamisen yhteydessä rekisteröityvät tilitapahtumat. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Hämeenlinna Cheer Team ry:lle

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisteristä luovutetaan henkilötietoja ainoastaan rekisterin käyttötarkoituksesta ilmeneville kolmansille tahoille kilpailu-, leiri-, koulutus- tai muun tapahtuman ilmoittautumisten yhteydessä. Tietoja ei luovuteta mainonta- ja markkinointikäyttöön.

 

8. Rekisterin suojauksien periaatteet

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

Manuaalinen aineisto:

Kaikki tulostettu henkilötietoja sisältävä aineisto säilytetään huolellisesti ja tuhotaan heti kun sen säilyttämiselle ei ole enää perusteita.

ATK:lla käsiteltävät tiedot:

Jäsenrekisteriä ylläpidetään sähköisesti seuran käyttämässä Sporttisaitti-palvelussa, johon pääsy on rajoitettu ainoastaan rekisterinpitäjän määrätyille toimi- tai luottamushenkilöille. Rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisteröidyllä henkilöllä on pääsy järjestelmään tallennettuihin omiin tietoihinsa kirjautumalla henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Laskutus tapahtuu NetTikon myyntireskontran kautta, jonne pääsy on henkilökohtaisilla tunnuksilla ainoastaan rahastonhoitajalla ja kirjanpitäjällä.

 

9. Rekisteröidyn oikeudet

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee osoittaa em. yhteyshenkilölle em. yhteystiedoin.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tallennetut tiedot ja vaatia tietojen oikaisua tai poistamista. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan tarkastuksen yhteydessä.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia itseään koskevan virheellisen tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskevat tiedot poistetuksi rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää

tietojensa käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä.